Jedes Buchhaltungsbüro kennt die Routine gut: Dutzende öffentliche Portale nacheinander betreten, die Daten jedes Kunden eingeben, die Dokumente manuell herunterladen und im richtigen Ordner speichern. Dies für 80, 100, 150 Kunden pro Monat zu wiederholen, ist eine Arbeit, die wertvolle Stunden qualifizierter Fachkräfte verschlingt – Zeit, die für Analysen, Beratung und Kundenbeziehungen genutzt werden könnte.
Das Problem: 3 Stunden am Tag für rein mechanische Aufgaben
Ribeiro & Associados, eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit 12 Mitarbeitern und mehr als 200 aktiven Kunden, war genau mit diesem Szenario konfrontiert. Das Ausstellen und Herunterladen von Zertifikaten – CNDT, Federal CND, FGTS, State und Municipal – dauerte für zwei Buchhaltungsassistenten durchschnittlich 3 Stunden pro Tag. Der Vorgang erfolgte manuell und war anfällig für Tippfehler, am falschen Ort gespeicherte Dateien und Vergesslichkeit.
Die Lösung: visueller Automatisierungsfluss mit Dablio Robô
Mit Dablio Robô hat das Team einen visuellen Ablauf geschaffen, der den gesamten Prozess automatisch abläuft. Der Roboter greift auf jedes Portal zu, gibt die Kundendaten ein, wartet auf den Ladevorgang, lädt das Dokument herunter und organisiert es in einem Ordner, der automatisch mit dem CNPJ und der Art des Zertifikats benannt wird.
Ergebnis: von 3 Stunden bis 15 Minuten
Nach der Implementierung konnte derselbe Prozess, der drei Stunden gedauert hatte, in 15 Minuten ausgeführt werden – ohne jegliches menschliches Eingreifen. Die beiden Assistenten, die zuvor diese Arbeit erledigten, wurden auf höherwertige Aufgaben wie die Prüfung von Dokumenten, die Kundenbetreuung und die Analyse von Steuerpflichten umgeleitet.
Was wir aus diesem Fall gelernt haben
Repetitive Prozesse auf öffentlichen Portalen gehören zu den häufigsten und am schnellsten retournierenden Anwendungsfällen in Buchhaltungsbüros. Durch die Automatisierung werden Fachleute nicht eliminiert – sie gibt ihnen die Freiheit, das zu tun, was nur ein Mensch tun kann: denken, analysieren und den Kunden beraten.