Toda oficina contable conoce bien la rutina: ingresar a decenas de portales públicos, uno por uno, ingresar los datos de cada cliente, descargar los documentos manualmente y guardarlos en la carpeta adecuada. Repetir esto para 80, 100, 150 clientes por mes es un trabajo que consume horas preciosas de profesionales calificados, tiempo que podría usarse para análisis, consultoría y relaciones con los clientes.
El problema: 3 horas al día en tareas puramente mecánicas
Ribeiro & Associados, una firma de contabilidad con 12 empleados y más de 200 clientes activos, enfrentó exactamente este escenario. La rutina de emisión y descarga de certificados (CNDT, CND Federal, FGTS, Estatales y Municipales) tomaba un promedio de 3 horas diarias para dos asistentes contables. El proceso fue manual, sujeto a errores tipográficos, archivos guardados en el lugar equivocado y olvidos.
La solución: flujo de automatización visual con Dablio Robô
Con Dablio Robô, el equipo creó un flujo visual que ejecuta todo el proceso automáticamente. El robot accede a cada portal, completa los datos del cliente, espera a que se cargue, descarga el documento y lo organiza en una carpeta automáticamente nombrada con el CNPJ y tipo de certificado.
Resultado: de 3 horas a 15 minutos
Después de la implementación, el mismo proceso que tomó 3 horas comenzó a ejecutarse en 15 minutos, sin ninguna intervención humana. Los dos asistentes que anteriormente realizaban esta labor fueron redirigidos a tareas de mayor valor, como revisión de documentos, atención al cliente y análisis de obligaciones tributarias.
Lo que aprendimos de este caso
Los procesos repetitivos en portales públicos son uno de los casos de uso más comunes y de mayor retorno en las oficinas de contabilidad. La automatización no elimina a los profesionales: los libera para hacer lo que sólo un humano puede hacer: pensar, analizar y guiar al cliente.