Chaque cabinet comptable connaît bien la routine : accéder un à un à des dizaines de portails publics, saisir les données de chaque client, télécharger les documents manuellement et les enregistrer dans le bon dossier. Répéter cela pour 80, 100, 150 clients par mois est un travail qui consomme de précieuses heures de professionnels qualifiés – du temps qui pourrait être utilisé pour l'analyse, le conseil et la relation client.
Le problème : 3 heures par jour sur des tâches purement mécaniques
Ribeiro & Associados, un cabinet comptable de 12 employés et plus de 200 clients actifs, a été confronté exactement à ce scénario. La routine de délivrance et de téléchargement des certificats — CNDT, CND Fédéral, FGTS, Etat et Communes — prenait en moyenne 3 heures par jour à deux assistants comptables. Le processus était manuel, sujet aux fautes de frappe, aux fichiers enregistrés au mauvais endroit et aux oublis.
La solution : flux d'automatisation visuel avec Dablio Robô
Avec Dablio Robô, l'équipe a créé un flux visuel qui exécute automatiquement l'ensemble du processus. Le robot accède à chaque portail, remplit les données du client, attend qu'il se charge, télécharge le document et l'organise dans un dossier automatiquement nommé avec le CNPJ et le type de certificat.
Résultat : de 3 heures à 15 minutes
Après la mise en œuvre, le même processus qui prenait 3 heures a commencé à être exécuté en 15 minutes, sans aucune intervention humaine. Les deux assistants qui effectuaient auparavant ce travail ont été réorientés vers des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que la vérification des documents, le service client et l'analyse des obligations fiscales.
Ce que nous avons appris de cette affaire
Les processus répétitifs sur les portails publics constituent l’un des cas d’utilisation les plus courants et les plus rapides dans les cabinets comptables. L'automatisation n'élimine pas les professionnels ; elle les libère de faire ce que seul un humain peut faire : penser, analyser et guider le client.