Ogni studio contabile conosce bene la routine: entrare in decine di portali pubblici, uno per uno, inserire i dati di ogni cliente, scaricare manualmente i documenti e salvarli nella cartella giusta. Ripetere questo per 80, 100, 150 clienti al mese è un lavoro che consuma ore preziose di professionisti qualificati, tempo che potrebbe essere utilizzato per analisi, consulenza e relazioni con i clienti.
Il problema: 3 ore al giorno per compiti puramente meccanici
Ribeiro & Associados, uno studio di contabilità con 12 dipendenti e più di 200 clienti attivi, si è trovato di fronte esattamente a questo scenario. La routine di emissione e download dei certificati – CNDT, CND Federale, FGTS, Statale e Comunale – ha richiesto in media 3 ore al giorno per due assistenti contabili. Il processo era manuale, soggetto a errori di battitura, file salvati nel posto sbagliato e dimenticanze.
La soluzione: flusso di automazione visiva con Dablio Robô
Con Dablio Robô, il team ha creato un flusso visivo che esegue automaticamente l'intero processo. Il robot accede ad ogni portale, compila i dati del cliente, attende il caricamento, scarica il documento e lo organizza in una cartella denominata automaticamente con CNPJ e tipologia di certificato.
Risultato: da 3 ore a 15 minuti
Dopo l'implementazione, lo stesso processo che richiedeva 3 ore ha iniziato a essere eseguito in 15 minuti, senza alcun intervento umano. I due assistenti che in precedenza svolgevano questo lavoro sono stati reindirizzati a compiti di valore più elevato, come il controllo dei documenti, il servizio clienti e l'analisi degli obblighi fiscali.
Cosa abbiamo imparato da questo caso
I processi ripetitivi sui portali pubblici sono uno dei casi d'uso più comuni e dal ritorno più rapido negli uffici contabili. L’automazione non elimina i professionisti: li rende liberi di fare ciò che solo un essere umano può fare: pensare, analizzare e guidare il cliente.