どの会計事務所も、数十の公開ポータルに 1 つずつ入力し、各クライアントのデータを入力し、文書を手動でダウンロードして適切なフォルダーに保存するというルーチンをよく知っています。これを月に 80、100、150 人の顧客に対して繰り返すのは、資格のある専門家の貴重な時間、つまり分析、コンサルティング、顧客対応に使える時間を消費する作業です。
問題: 純粋に機械的な作業に 1 日 3 時間かかる
従業員 12 人、アクティブな顧客 200 社以上を抱える会計事務所 Ribeiro & Associados は、まさにこのシナリオに直面していました。 CNDT、連邦 CND、FGTS、州および地方自治体の証明書の発行とダウンロードのルーチンには、2 人の会計アシスタントが 1 日平均 3 時間を要しました。このプロセスは手動で行われ、入力ミス、ファイルの間違った場所への保存、物忘れなどが発生する可能性がありました。
ソリューション: Dablio Robô を使用した視覚的な自動化フロー
Dablio Robô を使用して、チームはプロセス全体を自動的に実行する視覚的なフローを作成しました。ロボットは各ポータルにアクセスし、顧客のデータを入力し、データがロードされるのを待ち、ドキュメントをダウンロードして、CNPJ と証明書の種類で自動的に名前が付けられたフォルダーにドキュメントを整理します。
結果: 3 時間から 15 分に
導入後は、3 時間かかった同じプロセスが人間の介入なしで 15 分で実行されるようになりました。これまでこの業務を担当していた 2 人のアシスタントは、書類のチェック、顧客サービス、納税義務の分析など、より価値の高い業務に振り向けられました。
この事例から学んだこと
パブリック ポータルでの反復的なプロセスは、会計事務所で最も一般的で、結果が最も早く返されるユース ケースの 1 つです。自動化によって専門家が排除されるわけではありません。専門家は人間にしかできないこと、つまり考え、分析し、顧客を案内できるようになります。