Todo o gabinete de contabilidade conhece bem a rotina: entrar em dezenas de portais públicos, um a um, introduzir os dados de cada cliente, descarregar os documentos manualmente e guardá-los na pasta certa. Repetir isto a 80, 100, 150 clientes por mês é um trabalho que consome horas preciosas de profissionais qualificados — tempo que poderia estar a ser utilizado para análise, consultoria e relacionamento com o cliente.
O problema: 3 horas por dia em tarefas puramente mecânicas
A Ribeiro & Associados, um gabinete de contabilidade com 12 colaboradores e mais de 200 clientes ativos, enfrentava exatamente este cenário. A rotina de emissão e download de certidões — CNDT, CND Federal, FGTS, Estaduais e Municipais — consumia em média 3 horas diárias de dois assistentes de contabilidade. O processo era manual, sujeito a gralhas, ficheiros guardados no local errado e esquecimentos.
A solução: fluxo visual de automação com o Dablio Robô
Com o Dablio Robô, a equipa criou um fluxo visual que executa todo o processo automaticamente. O robot acede a cada portal, preenche os dados do cliente, aguarda o carregamento, faz o download do documento e organiza-o numa pasta nomeada automaticamente com o NIF e o tipo de certidão.
Resultado: de 3 horas para 15 minutos
Após a implementação, o mesmo processo que demorava 3 horas passou a ser executado em 15 minutos — sem qualquer intervenção humana. Os dois assistentes que antes realizavam este trabalho foram redirecionados para tarefas de maior valor, como a conferência de documentos, o atendimento a clientes e a análise de obrigações fiscais.
O que aprendemos com este caso
Os processos repetitivos em portais públicos são um dos casos de utilização mais comuns e com retorno mais rápido nos gabinetes de contabilidade. A automatização não elimina o profissional — liberta-o para fazer o que só um ser humano pode fazer: pensar, analisar e orientar o cliente.